Eindelijk: effectief vergaderen

Wie kent het niet: een vergadering die voor je gevoel onnodig lang duurt, waar mensen in herhaling vallen, standpunten worden uitgewisseld die niet leiden tot het nemen van besluiten en waar na afloop het gevoel van frustratie overheerst.

Hoe kan je dit verbeteren?

Om te beginnen is het van belang te constateren dat het beter kan en beter moet. Wat zou het jou en jouw organisatie opleveren als vergaderingen effectiever verlopen? Wat dacht je van tijdsbesparing, meer draagvlak, betere besluiten, betrokkenheid door inspraak? En daaruit voortvloeiend minder frustratie en meer werkplezier?

Bepaal wat er toe doet; wat is de drijfveer?

Wat je zojuist hebt gedaan, als je de bovenstaande vragen in gedachten hebt beantwoord, is het bepalen van ‘de drijfveer’ (driver) achter effectief vergaderen. Dergelijke drivers kan je ook bepalen voor alle agendapunten die tijdens de vergadering aan de orde komen. Als er voor een agendapunt geen duidelijke drijfveer is (zoals in veel situaties ‘verslag vorige vergadering’), besteedt er dan ook geen tijd aan. Al snel bespreek je dan alleen maar wat er echt toe doet; veel beter voor de energie en betrokkenheid tijdens de vergadering.

Besluitvorming in plaats van meningen

Als over een onderwerp dat er toe doet (dus met driver) een besluit genomen moet worden, gaat daar vaak veel uitwisseling van meningen aan vooraf. De dialoog wordt dan discussie, mensen gaan minder goed luisteren omdat ze nadenken over wat ze zelf willen zeggen. De tijdsdruk neemt toe en uiteindelijk hakt de voorzitter maar de knoop door. Dat kan anders.

De kunst is om de dialoog te houden over concrete voorstellen in plaats van over meningen. Zodra je uitgaat van een voorstel, heb je een goed vertrekpunt. Als er nog bezwaren zijn tegen het voorstel, dan kan je deze bezwaren bespreken en het voorstel zodanig aanpassen dat het beter wordt. Daarbij is ieders inbreng welkom en van waarde: voorstellen worden er alleen maar beter op. Iedereen wordt gehoord zodat er draagvlak ontstaat voor het uitvoeren van het voorstel. Er wordt nu niet naar consensus gestreefd, maar naar consent: dat betekent dat het voorstel is aangenomen als er geen bezwaren meer zijn.

Goede voorbereiding: voorstellen maken

Het scheelt natuurlijk heel veel tijd als het initiële voorstel waarover een besluit moet worden genomen al van goede kwaliteit is. Soms kan één inbrenger dat voorbereiden, soms is het handiger dit in twee stappen te doen: de eerste keer dat een onderwerp op de agenda komt wordt het belang van het komen tot een voorstel besproken. Als het belangrijk genoeg is worden door de deelnemers ideeën aangereikt. Met deze ideeën gaan een of enkele deelnemers aan de slag. Zij maken een voorstel dat tijdens het tweede overleg over dit onderwerp de basis vormt voor besluitvorming, zoals hiervoor beschreven.

Aanleren van een nieuwe werkwijze

Bovenstaande manier van vergaderen vergt structuur en discipline; het is wennen want mensen vallen snel terug in oude patronen. Toch kan het snel gaan; inmiddels heb ik bij verschillende klanten een dergelijke werkwijze met succes geïntroduceerd en de gedragsverandering gefaciliteerd.

Deze werkwijze is gebaseerd op enkele van de patronen uit Sociocracy 3.0 (kortweg: S3), een nieuw gedachtegoed gericht op het ontwikkelen van flexibele organisaties.

S3 is een ‘open source’ gedachtegoed en wordt uitgegeven onder Creative Commons licentie. Dat betekent dat je vrij gebruik mag maken van het materiaal, onder verwijzing naar de bron. Klik op het logo voor meer info hierover.
Ik ben intussen fan, ik heb trainingen gevolgd en ben er mee aan de slag. Daarbij heb ik de integriteitscode voor het gebruik hiervan onderschreven.

S3 gaat over meer dan alleen vergaderen. Wil je hier meer over weten kijk dan eens naar deze pagina. Wil je je niet in S3 verdiepen maar wel graag effectief vergaderen? Geen probleem, ik help je hier graag bij.

Samenvatting

Om effectief te vergaderen kan je de volgende stappen zetten:

• Bepaal van elk agendapunt wat de driver is
• Neem besluiten o.b.v. consent besluitvorming
• Creëer concrete voorstellen ten behoeve van deze besluitvorming.
  Maak hier een gezamenlijke start mee of delegeer de voorbereiding van het voorstel.
• Deze stappen zijn bouwstenen uit S3
• Verdiep je zelf in S3 (beschikbaar als Open Source) of laat je faciliteren